Tomar decisiones

Quizás no exista en cualquier tipo de organización un proceso social más importante que el de la toma de decisiones. Pese a su aparente “intangibilidad”, llega a afectar, para bien o para mal, a todo lo que se hace en ella, e incluso termina definiendo su capacidad de supervivencia.

Hace algunos años, la revista Fortune presentó los resultados de un estudio que realizó con motivo de la publicación de su número de las empresas más admiradas del mundo. En él se determinaron cuáles son los factores de éxito comunes a todas ellas, y uno de los que salieron a la luz fue que en dichas empresas, tanto la forma de tomar decisiones como los responsables de tomarlas, están bien definidos.

La relevancia de este proceso estriba en que las decisiones son la forma como la organización responde tanto a los retos y condiciones cambiantes de su entorno, como a las situaciones que vive internamente en el día a día. Implica si las acciones a tomar están encaminadas a resolver lo que ya sucedió, o a adelantarse a lo que podría suceder. Tiene que ver con la efectividad y con la oportunidad con la que se decide.

Por otro lado, el qué tan descentralizada esté la toma de decisiones es uno de los indicadores del grado de flexibilidad o rigidez de la empresa: las tradicionales, conocidas como burocráticas o mecanicistas, las concentran en unas cuantas personas, que son las que están en los niveles jerárquicos superiores; las modernas, llamadas organicistas o adhocráticas, las bajan hasta donde tienen que ser tomadas para darles la rapidez necesaria.

Este, el de la velocidad, es precisamente un factor crítico dado el entorno actual de negocios. No significa que todo, siempre, tenga que ser decidido rápidamente, pero sí que las decisiones sean lo oportunas que deban ser, es decir, que se tomen en el momento en el que conviene hacerlo, porque de lo contrario se perdería una oportunidad o se dejaría de resolver a tiempo un problema.

Son entonces varios los elementos que hay que considerar para que la toma de decisiones le de a la empresa una ventaja competitiva, aunque, como señalaba la revista Fortune, dos son esenciales: el cómo y el quiénes.

Diferentes métodos

Respecto al cómo, existe una gran cantidad y variedad de maneras de tomar decisiones: racionales, creativas, individuales, grupales, estructuradas, flexibles, y otras más, cada una de las cuales tiene a la vez diferentes métodos y herramientas.

Lo que sucede a menudo, por extraño que pueda parecer, es que ni las personas ni los equipos conocen y aplican las herramientas que les podrían ayudar a que las decisiones sean más efectivas. Esto se debe a que no abundan las organizaciones que le den a sus colaboradores un entrenamiento formal en la toma de decisiones (ni en el análisis y solución de problemas, que es un proceso muy relacionado con ésta).

Como consecuencia, los tomadores de decisiones tienen que llevar a cabo este proceso como pueden, lo que frecuentemente significa que aplican el conocido “método” de ensayo y error, que generalmente resulta muy costoso. Aunque a veces no queda de otra, el utilizar las herramientas adecuadas podría ayudarles a hacerlo mejor.

El cómo tomar decisiones implica también tener bien definidos los canales a través de los cuales va a viajar la información, que es sin duda la materia prima para hacerlo bien. Contar con ella con la cantidad, calidad y oportunidad requeridas, aunado a tener un buen método para procesarla, marca la diferencia entre la buena y la mala decisión resultante.

Hay organizaciones en las que la información no se tiene, o si se tiene, no circula adecuadamente para llegar a quien la necesita. La filtración, que consiste en este retener, distorsionar o camuflar la información, las vuelve lentas e inefectivas.

En cuanto al quiénes deben decidir, este aspecto se refiere básicamente al nivel de facultamiento, o empoderamiento, que tiene la organización. Últimamente se ha dicho que ahí donde está la información debe estar la decisión. En otras palabras, quien tiene los elementos necesarios para poder decidir, debería estar facultado para hacerlo, dentro del alcance que su puesto o función le permite.

Cuando las decisiones se toman más arriba del nivel correspondiente, se crean dependencias insanas y se fomenta la inmadurez y la irresponsabilidad de aquellos que, debiéndolas tomar, no están autorizados a hacerlo; además, por la falta de información sobre lo que realmente sucede, quien las toma indebidamente muy probablemente se equivocará (sin mencionar que seguramente la decisión será extemporánea, por la cantidad de asuntos ajenos que debe que atender al mismo tiempo).

Una de las grandes decisiones que tienen que tomar hoy por hoy muchas organizaciones es, precisamente, la de cómo se llevará en ellas a cabo ese proceso.

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