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Palmeras y robles

Este inicio de año se presta a reflexionar acerca del cambio que constantemente tenemos que experimentar las personas y las organizaciones.

Afirma el Tao Te Ching, libro milenario de sabiduría oriental, que lo suave y flexible prevalecerá, mientras que lo duro y lo rígido perecerá. En otras palabras, cuando se enfrenta un huracán más vale ser palmera que roble. O como los mismos chinos expresan en uno de sus antiguos proverbios, cuando los vientos arrecian, algunos construyen muros y otros molinos.

En un entorno como el actual, en el que los vientos del cambio corren veloces y levantan y destruyen estructuras ideológicas, sociales, políticas y económicas que hasta hace poco se hubieran considerado inamovibles, no podía tener más vigencia esta ancestral idea de la flexibilidad. De hecho, de alguna manera es la esencia de la teoría de la complejidad tan en boga hoy en día, que considera que ésta es aquello que se encuentra entre el orden y el caos.

Si un sistema es tan ordenado que se vuelve rígido, no podrá responder oportunamente a los cambios de su entorno; si es caótico, caerá en la anarquía; en ninguno de los dos casos sobrevivirá. La complejidad, entonces, es el grado de flexibilidad que requiere para llevar a cabo en tiempo y forma las transformaciones internas que le permitirán prevalecer.

Hoy se habla insistentemente de la necesidad de que las organizaciones sean flexibles. Incluso hay un principio, el de la complejidad requerida, que dice que para que una organización pueda enfrentar exitosamente un entorno de cierta complejidad, definida por la diversidad de situaciones que se pueden presentar en él, debe tener al menos una complejidad equivalente, a fin de generar una diversidad de respuestas y seleccionar las apropiadas.

Aunque un número creciente de organizaciones han entendido ya que si no son flexibles no podrán sobrevivir, otras muchas ni siquiera entienden qué es eso de la flexibilidad. Una de las definiciones que la Real Academia Española da de este término es muy clara: “susceptible de cambios o variaciones según las circunstancias o necesidades”. Ahora bien, ¿en qué pueden o deben cambiar las empresas si quieren ser flexibles?

Cambios diversos

Los cambios organizacionales se pueden dar en cualquiera de sus principales subsistemas, o en todos ellos integralmente, cuando la necesidad de adaptación al entorno es grande. De hecho, si se ve el asunto sistémicamente, los cambios que se generen en alguno de ellos afectarán en mayor o menor medida, de una u otra forma, a los demás.

Se puede cambiar, por ejemplo, la estrategia, es decir, la visión del negocio y el rumbo a seguir, cuando las tendencias del mercado apuntan hacia un lado diferente al que siempre se había dirigido, o cuando en los ámbitos político, económico, social o tecnológico, se producen transformaciones considerables que afectan o podrían afectar a futuro a la organización.

También se puede cambiar la cultura, entendida como la forma de ser y de actuar de las personas, que tiene su origen en un conjunto de creencias y valores compartidos. Cuando es necesario ver las cosas de otra manera, abandonar los viejos paradigmas y pensar en soluciones nuevas, es aquí donde hay que poner énfasis.

Un tercer campo del cambio es el de la estructura, es decir, el de la forma como está organizado el trabajo. A menudo hay que pasar de una estructura roble, rígida y tradicional, a una estructura palmera, con “disposición para doblarse fácilmente”, que es otra de las definiciones que ofrece la RAE de la flexibilidad.

El cuarto subsistema susceptible de cambiar es el de los procesos, entendidos como la manera de realizar las tareas y actividades propias del negocio. Muchas organizaciones los están rediseñando, si no es que reinventando, a fin de hacerlos más sencillos, amigables y ágiles. Si bien no fue el único, éste fue uno de los factores que le restaron competitividad a la industria automotriz norteamericana frente a la japonesa.

Finalmente está el subsistema tecnológico, que comprende a todas las herramientas, técnicas, instrumentos, maquinaria y equipo que se utilizan para la óptima operación, administración y manejo de información de la empresa. Dada la velocidad a la que cambia la tecnología, un factor clave de adaptación es actualizarla tan frecuentemente como sea necesario, para no perder competitividad.

La empresa flexible es, entonces, la que actúa en estos subsistemas para fluir en su entorno, para convertirlo en lo posible en un aliado y no en un enemigo, para protegerse de los huracanes que cada vez con más frecuencia se abaten sobre los negocios.

Un perfil diferente

Quizás uno de los cambios más importantes que se están dando hoy en día en muchas organizaciones, tenga que ver con el perfil de la gente que se busca atraer y/o desarrollar en ellas, para poder enfrentar con éxito los desafíos de un entorno de negocios que ya no tiene mucho que ver con el de antes.

Este perfil es muy diferente del que prevaleció desde el nacimiento de la organización moderna como resultado de la Revolución Industrial, e incluso del que aún encontramos en una gran cantidad de empresas que no se han dado cuenta de que las cosas ya no son iguales ahora a como fueron en el pasado.

Cuando a las organizaciones el entorno les exige flexibilidad y adaptabilidad -léase disposición al cambio y capacidad para llevarlo a cabo- resulta evidente que sus colaboradores tienen que mostrar un conjunto de características, o competencias, si se les quiere llamar así, que por lo menos en una cultura como la nuestra no son fáciles de encontrar.

Esto les plantea un reto enorme: ¿cómo llevar a la gente a desarrollar el perfil requerido? Sobre todo cuando algunas de estas características no han sido precisamente las que nos han enseñado, o incluso se nos han reprimido.

Conviene hacer un repaso de lo que actualmente necesitan en sus colaboradores las organizaciones que están conscientes de que vivimos en un nuevo siglo-milenio, en el que tanto la cultura laboral como las otras grandes variables: estructura, procesos, tecnología, se encuentran en una constante y profunda transformación.

Sin duda, lo primero que deben de tener los integrantes de las empresas es apertura al cambio, es decir, el convencimiento de que los nuevos tiempos y los nuevos problemas, requieren de acciones y soluciones nuevas.

Esto está estrechamente ligado al concepto de aprendizaje, ya que éste se tiene que entender no como un montón de información que debe ser asimilada (o peor aún, memorizada), sino como la constante disposición a hacer cosas diferentes, o de manera diferente. Entonces, si queremos organizaciones flexibles, debemos desarrollar en ellas gente flexible.

Cambiar lo necesario

La flexibilidad es la capacidad de cambiar lo que sea necesario, a la velocidad a la que esto debe suceder; para ello, hay que estar convencidos de que ese cambio se tiene que dar. Por demás está decir que en muchas organizaciones, las personas, lejos de tener este convencimiento, están muy aferradas al status quo existente y buscan su permanencia, más que la forma de impulsar los cambios que habría que hacer para adecuar a la organización a las nuevas condiciones de su entorno.

Como consecuencia, los colaboradores ni están acostumbrados a trabajar en situaciones de incertidumbre, ni están dispuestos a asumir los riesgos inherentes a tomar decisiones en estas circunstancias. Se muestran entonces cautelosos, incluso temerosos, y por lo tanto, les cuesta trabajo ser proactivos, tomar la iniciativa, salirse de la caja, experimentar y buscar caminos y soluciones diferentes a los convencionales.

Sin embargo, y ahí está el problema, eso, la iniciativa, la proactividad, la creatividad, es precisamente lo que ahora necesitan con urgencia las organizaciones, porque de otra manera no podrán desarrollar su capacidad adaptativa y de respuesta rápida a un entorno complejo.

En esta misma línea, también forma parte del nuevo perfil del colaborador el que éste asuma plenamente su responsabilidad, sin depender de premios o castigos para hacer las cosas o para hacerlas bien.

La dependencia es uno de los grandes males que se gestaron en las organizaciones tradicionales. Como el principio de autoridad se interpretó desde sus inicios en el sentido de que el jefe tiene siempre la razón, solo él sabe y nada más él decide, los subordinados (no podía haberse elegido mejor palabra para ilustrar esta situación) se limitaron a callar y obedecer. Ahora se les pide su compromiso y su orientación a resultados.

Por si esto fuera poco, actualmente se busca también gente que esté dispuesta a colaborar y que aprenda a trabajar en equipo para la consecución de objetivos comunes. La organización basada en “llaneros solitarios” está dando paso cada vez más a la organización sistémica, en la que se trabaja por procesos, por proyectos, y esto implica abandonar el individualismo.

Pero trabajar en equipo no es solo una cuestión de actitud, sino que demanda del desarrollo de varias competencias; comunicación, manejo de conflictos, solución de problemas y toma de decisiones, serían solo algunas de ellas.

El nuevo colaborador de la nueva empresa del nuevo entorno de negocios, no se parece al antiguo colaborador de la organización tradicional. Dar este paso demanda forzosamente de una buena estrategia de cambio individual y organizacional. Algunas empresas ya lo están dando, pero muchas, por desgracia, todavía no.