Palmeras y robles

Este inicio de año se presta a reflexionar acerca del cambio que constantemente tenemos que experimentar las personas y las organizaciones.

Afirma el Tao Te Ching, libro milenario de sabiduría oriental, que lo suave y flexible prevalecerá, mientras que lo duro y lo rígido perecerá. En otras palabras, cuando se enfrenta un huracán más vale ser palmera que roble. O como los mismos chinos expresan en uno de sus antiguos proverbios, cuando los vientos arrecian, algunos construyen muros y otros molinos.

En un entorno como el actual, en el que los vientos del cambio corren veloces y levantan y destruyen estructuras ideológicas, sociales, políticas y económicas que hasta hace poco se hubieran considerado inamovibles, no podía tener más vigencia esta ancestral idea de la flexibilidad. De hecho, de alguna manera es la esencia de la teoría de la complejidad tan en boga hoy en día, que considera que ésta es aquello que se encuentra entre el orden y el caos.

Si un sistema es tan ordenado que se vuelve rígido, no podrá responder oportunamente a los cambios de su entorno; si es caótico, caerá en la anarquía; en ninguno de los dos casos sobrevivirá. La complejidad, entonces, es el grado de flexibilidad que requiere para llevar a cabo en tiempo y forma las transformaciones internas que le permitirán prevalecer.

Hoy se habla insistentemente de la necesidad de que las organizaciones sean flexibles. Incluso hay un principio, el de la complejidad requerida, que dice que para que una organización pueda enfrentar exitosamente un entorno de cierta complejidad, definida por la diversidad de situaciones que se pueden presentar en él, debe tener al menos una complejidad equivalente, a fin de generar una diversidad de respuestas y seleccionar las apropiadas.

Aunque un número creciente de organizaciones han entendido ya que si no son flexibles no podrán sobrevivir, otras muchas ni siquiera entienden qué es eso de la flexibilidad. Una de las definiciones que la Real Academia Española da de este término es muy clara: “susceptible de cambios o variaciones según las circunstancias o necesidades”. Ahora bien, ¿en qué pueden o deben cambiar las empresas si quieren ser flexibles?

Cambios diversos

Los cambios organizacionales se pueden dar en cualquiera de sus principales subsistemas, o en todos ellos integralmente, cuando la necesidad de adaptación al entorno es grande. De hecho, si se ve el asunto sistémicamente, los cambios que se generen en alguno de ellos afectarán en mayor o menor medida, de una u otra forma, a los demás.

Se puede cambiar, por ejemplo, la estrategia, es decir, la visión del negocio y el rumbo a seguir, cuando las tendencias del mercado apuntan hacia un lado diferente al que siempre se había dirigido, o cuando en los ámbitos político, económico, social o tecnológico, se producen transformaciones considerables que afectan o podrían afectar a futuro a la organización.

También se puede cambiar la cultura, entendida como la forma de ser y de actuar de las personas, que tiene su origen en un conjunto de creencias y valores compartidos. Cuando es necesario ver las cosas de otra manera, abandonar los viejos paradigmas y pensar en soluciones nuevas, es aquí donde hay que poner énfasis.

Un tercer campo del cambio es el de la estructura, es decir, el de la forma como está organizado el trabajo. A menudo hay que pasar de una estructura roble, rígida y tradicional, a una estructura palmera, con “disposición para doblarse fácilmente”, que es otra de las definiciones que ofrece la RAE de la flexibilidad.

El cuarto subsistema susceptible de cambiar es el de los procesos, entendidos como la manera de realizar las tareas y actividades propias del negocio. Muchas organizaciones los están rediseñando, si no es que reinventando, a fin de hacerlos más sencillos, amigables y ágiles. Si bien no fue el único, éste fue uno de los factores que le restaron competitividad a la industria automotriz norteamericana frente a la japonesa.

Finalmente está el subsistema tecnológico, que comprende a todas las herramientas, técnicas, instrumentos, maquinaria y equipo que se utilizan para la óptima operación, administración y manejo de información de la empresa. Dada la velocidad a la que cambia la tecnología, un factor clave de adaptación es actualizarla tan frecuentemente como sea necesario, para no perder competitividad.

La empresa flexible es, entonces, la que actúa en estos subsistemas para fluir en su entorno, para convertirlo en lo posible en un aliado y no en un enemigo, para protegerse de los huracanes que cada vez con más frecuencia se abaten sobre los negocios.

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